Expertens tips för offentlig upphandling av tjänster

Varför använder Sveriges myndigheter så byråkratiska regler vid offentlig upphandling av tjänster och produkter? Jo, för att säkerställa att skattemedel används på rätt sätt, och för att undvika korruption. Offentlig upphandling ska vara effektiv och ta tillvara konkurrensen på marknaden. Det är oerhört viktigt, då offentlig upphandling står för ungefär en sjättedel av Sveriges BNP. Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) är, kort sagt, en processlagstiftning med särskilda regler som offentliga organisationer styrs av när de ska göra inköp. Stefan Holm, som är expert på området, delar gärna med sig av sina bästa tips till upphandlande myndigheter.

-Offentlig upphandling är oerhört viktigt, men kan ibland uppfattas som både komplicerad och omständlig. Och det är många inblandade. På den upphandlande sidan, alltså myndigheten, finns inköpare, beställare och beslutsfattare som alla har sina roller i upphandlingen, säger Stefan Holm.

Beställaren ber inköparen att ta fram underlaget till en upphandling. Beslutsfattaren, till exempel en politiker i en kommunal nämnd, är den som fattar det konkreta beslutet om att upphandlingen ska annonseras. Det är viktigt att de olika rollerna håller en god kommunikation sinsemellan för att nå bästa resultat. Men inte bara det. Beställaren behöver ha framförhållning och ta fram en långsiktig plan för sitt behov. Inköparen behöver få stöd från interna referenspersoner och att ha en dialog med marknaden. Politikern behöver kunna få med vad den/de tycker är viktigt att ha med i upphandlingen.

Det är skattepengar som betalar för de tjänster som upphandlas. Då är det viktigt att innehållet och leveransen av tjänsterna håller den kvalitet som har bestämts i upphandlingsunderlaget.

-Två nyckelfaktorer för de upphandlande myndigheterna är alltså tillräckligt med tid för kontakt med marknaden, och att man lyssnar in för att förstå att upphandla tjänsten på bästa sätt, säger Stefan Holm. Att skynda i den här fasen kan göra att avtalet blir många gånger dyrare än det borde. Och då förfelas ju tanken med att upphandlad personal ska vara en kostnadseffektiv extraresurs vid kompetensbrist, sjukfrånvaro, semester eller liknande situationer.

I den offentliga upphandlingen har det historiskt funnits tendenser att gå på lägsta pris. Det genererar i många fall sämre kvalitet än om upphandlaren tar sig tid att ställa krav på leverantören och tjänsterna. När det väl bränner till vill ju upphandlaren till exempel få rätt kvalitetsnivå och utbildning på personalen som hyrs in.

-Sen beror det ju på vad det är för tjänster upphandlas. Om du vill upphandla bemanningstjänster till ett kontor så kan det ju finnas gott om tid, kanske flera veckor innan personen ska finnas på plats. Men ska du ha en sjuksköterska i morgon eller en förskolelärare om två timmar måste det gå att få snabba svar i systemet. Den upphandlande parten vill ju veta att någon är på väg till sitt uppdrag inom 45 minuter. Upphandlingen och kraven måste vara formade efter de olika situationerna, säger Stefan Holm.

De viktiga datasystemen
Just smarta, digitala beställningssystem är en annan viktig del i offentlig upphandling. Och där finns pengar att spara.

-Det offentliga kan minska sina kostnader genom att dra nytta innovativa system som redan finns hos leverantörerna. Systemen är utformade utifrån erfarenhet och lärdom från tidigare leveranser, och är testade i verkligheten, säger Stefan Holm. Det är ett exempel på när offentlig sektor använder skattemedel på ett effektivt sätt.

För att använda skattebetalarnas pengar på bästa sätt vore det också bra om regionerna och SKR tittade på sina mätetal vid inhyrning.

-Att enbart mäta kostnader som SKR gör, ger det en ensidig bild. Det behövs fler mätetal. Hur mycket minskar till exempel köer, hur uppfylls vårdlöftet om rätten till behandling med hjälp av inhyrda vårdkonsulter? Hur bidrar inhyrningen till att avlasta regionernas anställda? Det går inte bara att mäta inhyrning som en kostnad menar jag, utan en investering i sitt åtagande – att ge vård – och måste därmed räkna på utfallet också.